Politica GDPR

DATE DESPRE ORGANIZAȚIE

către BUILDING SUPPORT SERVICES SRL  este o organizație cu adresa in Bucuresti, Bd. Lascär Catargiu, nr. 47-53, cladirea Europe House, et. 2, Sector 1.

Domeniul principal de activitate, conform clasificării CAEN 6832 se ȋncadrează la “Administrarea imobilelor pe baza de comision sau contract.”

 

DEFINIȚII

“Date cu caracter personal” înseamnă orice informație sau informații care pot identifica direct persoana fizică (de exemplu, numele) sau indirect (de exemplu, prin intermediul datelor pseudonime, cum ar fi un număr de identificare unic);

Aceasta înseamnă că datele personale includ informații precum adresa de e-mail, domiciliul, numărul de telefon (fix sau mobil), numele de utilizator, informații privind etnia, starea de sănătate, apartenenţa sau opţiunile politice, orientarea sexuală care pot fi legate de o anumită persoană.

“Prelucrarea” înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de 2 mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea;

„Procesare” înseamnă orice operațiune  care se efectuează pe datele cu caracter personal sau pe seturi de date  (GDPR);

”Categoriile speciale de date cu caracter personal” sunt acelea care dezvăluie (conform art. 9 GDPR):

• originea rasială sau etnică;
• opiniile politice;
• confesiunea religioasă sau convingerile filozofice;
• apartenența la sindicate;
• date genetice;
• date biometrice pentru identificarea unică a unei persoane fizice;
• date privind sănătatea;
• date privind viața sexuală sau orientarea sexuală ale unei persoane fizice.

 

„Operator” inseamna o persoană fizică sau juridică, autoritate publică, agenție sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal. către BUILDING SUPPORT SERVICES SRL este operator de date personale;

„Persoană împuternicită de operator” înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care prelucrează datele cu caracter personal în numele operatorului;

„Destinatar” înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism căreia (căruia) îi sunt divulgate datele cu caracter personal, indiferent dacă este sau nu o parte terță. Cu toate acestea, autoritățile publice cărora li se pot comunica date cu caracter personal în cadrul unei anumite anchete în conformitate cu dreptul Uniunii sau cu dreptul intern nu sunt considerate destinatari; prelucrarea acestor date de către autoritățile publice respective respectă normele aplicabile în materie de protecție a datelor, în conformitate cu scopurile prelucrării;

„Parte terță” înseamnă o persoană fizică sau juridică, autoritate publică, agenție sau organism altul decât persoana vizată, operatorul, persoana împuternicită de operator și persoanele care, sub directa autoritate a operatorului sau a persoanei împuternicite de operator, sunt autorizate să prelucreze date cu caracter personal.

 

ABREVIERI

PPD – Politica  de prelucrare a datelor cu caracter personal

 

 

TIPURI DE DATE CU CARACTER PERSONAL PE CARE LE PRELUCRĂM

Datele cu caracter personal care vor fi prelucrate sunt următoarele: nume, prenume, domiciliu/ reședință, serie și nr. carte de identitate, stare civilă, CNP, vârstă, cetățenie, etnie, data nașterii, număr de telefon și e-mail, orice alte date care rezultă din declarațiile persoanelor fizice sau care rezultă din contracte, fiind necesare BUILDING SUPPORT SERVICES SRL  pentru îndeplinirea unor obligații legale si contractuale.

 

PRINCIPII PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR

BUILDING SUPPORT SERVICES SRL   se obligă să respecte principiile de protecție a datelor cu caracter personal prevăzute de GDPR, pentru a se asigura că toate datele sunt:

1. Prelucrate în mod corect, legal și transparent; (“legalitate, echitate şi transparenţă”);
2. Colectate în scopuri specificate, explicite și legitime; (“limitări legate de scop”);
3. Adecvate, relevante și limitate în raport cu scopurile pentru care sunt prelucrate; (“reducerea la minimum a datelor”);
4. Corecte și actualizate; (“exactitate”)
5. Păstrate într-o formă care nu permite identificarea persoanelor vizate mai mult timp decât este necesar în raport cu scopul prelucrării sau atâta timp cât este dispus prin legi speciale sau tratate/regulamante internaționale; (“limitări legate de stocare”); 3 6. (1)Prelucrate într-un mod care asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, prin luarea de măsuri tehnice sau organizatorice corespunzătoare (“integritate, confidenţialitate și responsabilitate”).

 

TEMEIUL ȘI SCOPURILE PRELUCRĂRII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

BUILDING SUPPORT SERVICES SRL  poate prelucra date cu caracter personal astfel:

1. În scopul încheierii și executării contractelor – Conform art. 6 alin. 1 lit. b) din GDPR, pot fi prelucrate date personale în scopul încheierii sau executării contractului. Pentru a putea derula activitățile aferente unor contracte, este nevoie să prelucrăm date cu caracter personal care aparțin unor persoane fizice.
2. Promovarea de servicii adresate direct clientilor persoane fizice/juridice si promovarii ofertelor prin mijloace de marketing direct;
3. Activitatea de prevenire, cercetare si reprimare a infractiunilor si de mentinere a ordinii publice;
4. În scopul îndeplinirii unor obligații legale – Conform art. 6 alin. 1 lit. c) din GDPR, pot fi prelucrate date personale în scopul îndeplinirii unor obligații legale. BUILDING SUPPORT SERVICES SRL solicită o serie de date personale, inclusiv, în anumite situații, codul numeric personal, în scopul de a-și îndeplini obligațiile impuse de către autoritățile fiscale sau rezultate din aplicarea legislației muncii.

PROCESAREA FORMULARULUI DE CONTACT SAU A ACORDULUI SCRIS

În scopul obținerii acordului de procesare a datelor, BUILDING SUPPORT SERVICES SRL  va folosi un formular de contact. Informațiile pe care le furnizează persoanele fizice în secțiunea corespunzătoare de contact, existentă pe site, sau direct prin semnarea unui acord sau prin declarație pe propria răspundere. Datele cu cracater personal vor fi folosite exclusiv cu scopul de a le procesa în vederea îndeplinirii scopului său sau pentru a-și îndeplini o obligație legală sau contractuală.

Prin furnizarea oricăror date cu caracter personal prin intermediul site-ului, respectiv a adresei de e-mail indicată pe site, fiecare persoană fizică îți va exprima consimțământul explicit din care trebuie să rezulte că înțelege și că este de acord ca datele sale personale să fie prelucrate în conformitate cu prevederile PPD a BUILDING SUPPORT SERVICES SRL  și că în anumite circumstanțe legale, este posibil, ca BUILDING SUPPORT SERVICES SRL  să aibă obligația de a prelucra date și de a le transmite unor terți. BUILDING SUPPORT SERVICES SRL a adoptat măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a asigura securitatea transferului de date, precum și prelucrarea în conformitate cu cerințele GDPR a datelor cu caracter personal. Totodată, BUILDING SUPPORT SERVICES SRL  se obligă să îmbunătățească permanent sistemul de securitate a datelor cu caracter personal.

Măsurile organizatorice sunt acțiuni prin intermediul cărora, în cadrul către BUILDING SUPPORT SERVICES SRL  ca operator de date, se creează pe lângă prezenta politică, proceduri și mecanisme interne de organizare menite să asigure securitatea prelucrării. Spre exemplu, prin măsuri organizatorice am putea aminti:

• training-ul personalului intern;
• mecanisme interne de securitate la nivelul echipamantelor de calcul și stocare a informației ;
• asigurarea accesului în clădire/birou/camere, la dulapuri și alte echipamante de pastrare a informației, doar pentru persoanele care au dreptul să fie acolo.

BUILDING SUPPORT SERVICES SRL  se obligă să nu prelucreze datele cu caracter personal furnizate

în alt scop decât acela pentru care au fost transmise, cu excepția situațiilor în care există consimțământul expres al persoanei fizice pentru a le utiliza și în alte scopuri. De asemenea, este posibil ca BUILDING SUPPORT SERVICES SRL  să aibă acces și la alte date cu caracter personal prin stabilirea de către persoana fizică a unei legături cu BUILDING SUPPORT SERVICES SRL , prin prelucrarea datelor comunicate în urma conversațiilor telefonice, conversații, e-mail, prezentarea la sediul nostru în vederea obținerii de informații, etc.

Prin contactarea BUILDING SUPPORT SERVICES SRL în oricare mod stipulat mai sus sau oricare altă metodă care presupune o comunicare mijlocită sau nemijlocită între persoana fizică și BUILDING SUPPORT SERVICES SRL, care presupune accesul la date personale, persoana fizică își exprimă acordul pentru ca datele persoanle să fie prelucrate în conformitate cu prevederile PPD.

 

 

DIVULGAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL CĂTRE TERȚI

Datele cu caracter personal prelucrate de către BUILDING SUPPORT SERVICES SRL  vor putea fi divulgate și/ sau transferate către terți doar în situația în care există consimțământul expres al persoanei fizice pentru a proceda în acest sens, cu excepția situațiilor în care există o obligație legală/ contractuală pentru BUILDING SUPPORT SERVICES SRL  de a proceda în acest mod (ex: obligațiile impuse de relațiile de muncă, raportarea rezultatelor, obligațiile fiscale). În acest sens, în anumite circumstanțe, BUILDING SUPPORT SERVICES SRL  are obligația de a divulga datele cu caracter personal autorităților cu care BUILDING SUPPORT SERVICES SRL  colaborează.

Site-ul BUILDING SUPPORT SERVICES SRL  poate conține, la un moment dat, link-uri de acces către alte site-uri ale căror politici de prelucrare a datelor pot fi diferite de cele ale BUILDING SUPPORT SERVICES SRL.

Persoanele fizice trebuie să aibă în vedere și să consulte politicile privind protecția datelor cu caracter personal ale celorlalte site-uri, BUILDING SUPPORT SERVICES SRL  neasumându-și responsabilitatea cu privire la informațiile trimise sau colectate de aceste terțe părți.

 

PERIOADA DE PĂSTRARE A DATELOR

BUILDING SUPPORT SERVICES SRL  poate păstra datele prelucrate pentru diferite perioade de timp, apreciate ca fiind rezonabile, legale și necesare, în conformitate cu scopurile indicate anterior.

Datele cu caracter personal vor fi păstrate numai pentru perioada necesară pentru atingerea scopului pentru care sunt colectate și deținute sau pentru îndeplinirea obligațiile impuse de lege, contracte, acorduri naționale și internaționale.

Datele pot fi păstrate o perioadă de timp, în funcție de următoarele criterii:

1. În cazul în care persoana fizică participă la o ofertă, datele personale se păstrează pe durata desfășurării procedurilor de achiziție, a contractului sau a perioadei de sustenabilitate stabilită prin contracte;
2. În cazul contactelor sau comunicărilor punctuale, BUILDING SUPPORT SERVICES SRL păstrează datele personale pe durata necesară procesării întrebărilor/solicitărilor, dar nu mai mult de perioada stabilită prin contracte sau legi ca fiind supusă controalelor, auditurilor și altor reglementări similare.

 

DREPTURILE PERSOANEI VIZATE

În conformitate cu GDPR, persoana vizată este aceea persoană fizică ale cărei date sunt prelucrate și care are următoarele drepturi:

1. Dreptul de acces la datele personale prelucrate – Persoana vizată poate întreba BUILDING SUPPORT SERVICES SRL ce date cu caracter personal despre sine sunt folosite și să solicite accesul la aceste date cu caracter personal. De asemenea, are dreptul să cunoască scopurile prelucrării, categoriile de date cu caracter personal pe care le deținem, părțile sau categoriile de părți cu care datele sale cu caracter personal sunt partajate, perioada de păstrare a datelor, precum și sursa datelor care nu sunt colectate direct de la persoana vizată.

La solicitarea persoanei vizate, BUILDING SUPPORT SERVICES SRL  pune la dispoziție o copie a unei părţi sau a tuturor informaţiilor cu caracter personal pe care le deţine despre aceasta. Solicitările vădit neîntemeiate, excesive sau repetate pot să nu primească un răspuns.

2. Dreptul la rectificarea datelor introduse greșit – Persoana vizată are dreptul să solicite ca datele sale să fie rectificate dacă sunt inexacte sau au fost modificate între timp și/ sau să le completeze dacă acestea au fost incomplete.
3. Dreptul la ștergerea datelor – In unele cazuri, persoanele vizate au dreptul de a obține ștergerea sau distrugerea datelor cu caracter persoanl. Acesta nu este un drept absolut, deoarece uneori s-ar putea ca BUILDING SUPPORT SERVICES SRL să fie obligata, prin legi sau contracte, să păstreze datele cu caracter personal, pentru o perioadă definită de timp. În alte cazuri, însă, atunci când informaţiile cu caracter personal sunt necesare pentru îndeplinirea unei obligaţii contractuale a BUILDING SUPPORT SERVICES SRL, la fel ca atunci când informaţiile cu caracter personal sunt necesare pentru ca BUILDING SUPPORT SERVICES SRL  să respecte anumite obligaţii legale (de ex. legislaţia fiscală, obligațiile de raportare, punerea la dispoziția organelor abilitate a tuturor informațiilor, în vederea auditării, controlului și evaluării activității), BUILDING SUPPORT SERVICES SRL  ar putea fi incapabilă să îndeplinească această obligaţie contractuală (ștergerea datelor).
4. Dreptul la restricționarea prelucrării – Persoana vizată are dreptul să solicite restricționarea procesării datelor sale personale, numai dacă legea nu prevede altfel. Acest lucru înseamnă că prelucrarea datelor personale este limitată, astfel încât datele să poată fi pastrate, dar să nu fie utilizate sau procesate. Acest drept se aplică în circumstanțe specifice prevăzute de Regulamentul general privind protecția datelor, și anume:

– exactitatea datelor este contestată de persoana vizată (BUILDING SUPPORT SERVICES SRL  are obligația să verifice corectitudinea datelor);

– prelucrarea este ilegalăși persoana vizatăsolicită restricția de utilizare a acestora;

– pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea unor pretenții legale;

– persoana vizată a ridicat obiecții împotriva modului în care BUILDING SUPPORT SERVICES SRL  procesează datele personale în baza unui temei legal pe care BUILDING SUPPORT SERVICES SRL  îl consideră legitim, dacă motivele legitime ale persoanei vizate le depășesc în legitimitate pe cele ale BUILDING SUPPORT SERVICES SRL.

 

5. Dreptul la portabilitatea datelor – Persoana vizată are dreptul să copieze sau să transfere datele personale de la BUILDING SUPPORT SERVICES SRL către alți operatori. Acest lucru se aplică numai datelor pe care le-a furnizat, atunci când procesarea se bazează pe consimțământul persoaneĭ sau pe baza unui contract și este implementată prin mijloace automate.
6. Dreptul de a retrage consimțământul în orice moment – Persoana vizată își poate retrage consimțământul în ceea ce privește prelucrarea datelor personale atunci când o astfel de procesare se bazează pe consimțământ și numai dacă legea nu prevede altfel. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia.
7. Dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere competentă – Persoana vizată are dreptul să depună o plângere în fața autorității de protecție a datelor din țara de reședință sau de domiciliu pentru a contesta practicile de protecție a datelor oferite de BUILDING SUPPORT SERVICES SRL.
8. Dreptul persoanei vizate de a se opune prelucrării datelor personale de către BUILDING SUPPORT SERVICES SRL atunci când desfășoară acțiuni în interes public sau în interesele legitime proprii sau ale unui terț. De acest drept se poate uza în orice moment al prelucrării datelor personale. Ca urmare, Operatorul nu mai prelucrează datele cu caracter personal, cu excepţia cazului în care demonstrează că are motive legitime şi imperioase care justifică prelucrarea şi care prevalează asupra intereselor, drepturilor şi libertăţilor persoanei vizate sau că scopul este constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanţă.

Exercitarea acestor drepturi se poate face printr-o cerere adresată BUILDING SUPPORT SERVICES SRL  la adresa de email office@bss.ro sau direct la sediu BUILDING SUPPORT SERVICES SRL, cu datele de contact menționate la date despre organizație.

 

Data: 14.02.2024

 

Director General

PAUL-CONSTANTIN DRAGOIU